Le Comité de retraite du Régime de retraite de l’industrie canadienne du divertissement ( « RRCID » ou le « Régime ») s’engage à veiller à ce que des renseignements exacts et opportuns soient disponibles et fournis aux participants et aux sections locales participantes en ce qui concerne le Régime et il est responsable du maintien de la confidentialité des renseignements personnels concernant chaque participant. Les termes en majuscules qui ne sont pas définis dans la présente politique ont la signification qui leur est attribuée dans le règlement du plan. Cette politique fait référence aux principes pertinents inclus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »). Ces principes directeurs garantissent la mise en place de mesures de protection lors de la gestion de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation, de la conservation et de l’élimination finale des informations personnelles sous le contrôle du RRCID. Dans le contexte de cette politique, on entend par « informations personnelles » les informations concernant une personne identifiable.

Application

La présente politique de confidentialité s’applique à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la conservation et à l’élimination des renseignements personnels par le Comité de retraite et le RRCID :

  • Le Comité de retraite et les employés du RRCID ;
  • Les personnes, individus et organisations, qui fournissent des services au nom du RRCID, enfonction des objectifs du RRCID et non de leurs propres objectifs, y compris les consultants, lesavocats, les vérificateurs et les actuaires.

Pratiques du RRCID en matière de protection de la vie privée

1.  Responsabilité
La RRCID est responsable de toutes les informations personnelles dont elle a la charge, y compris celles qui sont sous la garde de ses employés et celles qui sont transférées à des tiers pour traitement. Le RRCID obtient des engagements contractuels de la part des tiers auxquels il a transféré des informations personnelles et qui collectent des informations personnelles pour le compte du RRCID, afin de protéger ces informations conformément à la législation pertinente en matière de protection de la vie privée et aux politiques du RRCID. Le dépositaire du régime est la Canada Vie. La Canada Vie fournit des services administratifs au régime et au comité de retraite et peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels. La Canada Vie a une politique de confidentialité, qui peut être consultée au lien suivant : https://ssl.grsaccess.com/public/fr/footer/privacy-policy.aspx

La politique de confidentialité de la Canada Vie est également accessible à partir du site Web du régime. Le RRCID a nommé un responsable de la protection de la vie privée, que l’on peut joindre à l’adresse suivante : 416-362-2665

2. Objectifs
Le RCPEI recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le but d’administrer le régime conformément au texte du régime, aux exigences législatives et à d’autres obligations juridiques.

3. Consentement
Le cas échéant, le RRCID obtient le consentement de ses participants pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.
Au moment de la collecte, la personne est informée du but de la collecte, des moyens par lesquels ses renseignements personnels sont recueillis, de son droit d’accès à ses renseignements personnels, de son droit de retirer son consentement à l’utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels et de l’identité des catégories de tierces parties auxquelles les renseignements peuvent être divulgués. Lorsque des informations personnelles sont collectées, utilisées ou divulguées pour une nouvelle finalité autre qu’une finalité déjà identifiée, le RRCID obtiendra un consentement supplémentaire si nécessaire. La forme du consentement sera adaptée à la nature et à la sensibilité des informations personnelles. Toutefois, le RRCID n’est pas tenu d’obtenir le consentement dans certaines circonstances pour divulguer vos informations, par exemple lorsque des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible ou peu pratique l’obtention du consentement. Le RRCID n’est pas tenu d’obtenir le consentement lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation est autorisée sans consentement en vertu de la LPRPDE ou d’une autre législation.

4. Limitation de la collecte
Le RRCID limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire à l’administration du RRCID et à la fourniture du REER collectif aux participants. Il est nécessaire que les fournisseurs de services du Régime et les sections locales participantes transmettent et recueillent de temps à autre les renseignements requis, qui peuvent comprendre des renseignements personnels sur les participants au Régime, auprès des participants et des employeurs, comme le prévoit l’article 9 du Règlement du Régime. Le Comité de retraite a pour politique que tous les renseignements personnels des participants recueillis ou utilisés par les fournisseurs de services du régime ou les sections locales participantes seront recueillis, utilisés, conservés ou transmis conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Le régime ne recueillera des renseignements personnels ou autres qu’aux fins de l’administration du régime, et ces renseignements ne seront divulgués que dans le cadre de l’administration du régime. Le RRCID n’utilise pas les renseignements personnels à des fins non liées à l’administration du régime, à moins qu’un consentement n’ait été donné ou que le RRCID n’y soit contraint par la loi.

Le RRCID ne divulgue pas de renseignements personnels à des fins non liées à l’administration du régime, à moins que la loi ne l’autorise ou ne l’exige ou que le consentement n’ait été donné pour une telle divulgation. Seuls les employés du RRCID ou les tiers engagés par le RRCID qui ont besoin de l’information pour administrer le régime, ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement, ont accès aux renseignements personnels sur les participants. Les personnes suivantes sont des exemples de personnes qui peuvent avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de l’administration du régime :

(i) le Comité de retraite
(ii) Les employés du RRCID ;
(iii) Le conseiller juridique du régime ;
(iv) les tierces parties dont le RRCID a retenu les services et les employés des tierces parties qui s’occupent de l’administration du régime
(v) les auditeurs ; ou
(vi) tout autre tiers auquel le RRCID juge nécessaire de communiquer des renseignements personnels aux fins énoncées dans le présent document.

Avant de divulguer des informations personnelles à des tiers, le RRCID procède à une évaluation des risques qui tient compte de la sensibilité des informations divulguées, de la finalité de leur utilisation et du cadre juridique applicable là où le tiers exerce ses activités. Une personne peut demander le nom des catégories de tiers ou d’employés qui ont accès à ses informations personnelles. Le RRCID ne conserve les informations personnelles qu’aussi longtemps qu’elles restent nécessaires ou pertinentes pour les objectifs identifiés, ou que la loi l’exige. Le régime maintient des contrôles raisonnables et systématiques, des politiques et des pratiques en matière d’information et en ce qui concerne la conservation et la destruction des dossiers, qui s’appliquent aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou dont la conservation est exigée par la loi. Ces informations seront détruites, effacées ou rendues anonymes. Le RRCID ne refusera pas de fournir des services à une personne qui a refusé de divulguer des renseignements personnels, à moins que ces renseignements ne soient nécessaires à l’exécution du service ou que la loi ne l’autorise.

6. Exactitude
Le RRCID fera des efforts raisonnables pour s’assurer que les informations personnelles sont exactes et complètes. Le RRCID compte sur ses membres pour s’assurer que certaines informations (par exemple, l’adresse et d’autres coordonnées) sont à jour, complètes et exactes. Les membres peuvent demander une correction de leurs informations personnelles afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité. Une demande de correction des informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction demandée.

7. Mesures de sécurité et signalement des violations
Le RRCID protège les informations personnelles en veillant à ce que des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des informations soient mises en place pour empêcher la perte, le vol ou tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures administratives, techniques et physiques. Le RRCID procède à une évaluation de l’impact sur la vie privée lorsqu’il entreprend de développer ou de réviser un système d’information impliquant la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation d’informations personnelles. Toute violation de la vie privée est traitée conformément à la politique n° 15, Politique et procédure de sauvegarde de la sécurité. Le RRCID conservera pendant au moins deux ans les informations relatives à toute violation de la vie privée.

8. Transparence
Le RRCID a élaboré et mis à disposition sur son site web cette politique qui décrit ses pratiques de gestion de l’information, les coordonnées de son responsable de la protection de la vie privée, explique comment faire une demande d’accès et décrit le type d’informations personnelles détenues par le régime.

9. Demandes d’accès individuelles
Toute personne a le droit de demander l’accès aux informations personnelles la concernant qui sont sous le contrôle du plan, et de savoir comment ces informations ont été utilisées et à qui elles ont été divulguées. Les demandes d’accès doivent être adressées par écrit au responsable de la protection de la vie privée. Le RRCID répondra par écrit dans les 30 jours suivant la demande. Dans certaines situations, conformément aux exigences légales, le régime peut ne pas être en mesure de fournir l’accès à certaines informations personnelles qu’il détient sur une personne. Les exemples de situations dans lesquelles il peut ne pas fournir l’accès comprennent, sans s’y limiter, les situations dans lesquelles :

  • La communication peut révéler des renseignements personnels sur une autre personne ;
  • Les informations sont soumises au secret professionnel ;
  • Les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête ou d’une infraction à une loi fédérale ou provinciale ;
  • On peut raisonnablement supposer que l’information peut nuire au régime ;
  • La disposition pourrait raisonnablement menacer la santé ou la sécurité d’une personne.
  • Si l’accès aux renseignements personnels ne peut être accordé, les raisons du refus d’accès doivent être fournies par écrit à la personne concernée.

10. Contestation de la conformité
Le RRCID reçoit et répond aux plaintes écrites concernant ses pratiques en matière d’information, conformément à la LPRPDE. Il est conseillé aux personnes de contacter le responsable de la protection de la vie privée pour plus d’informations.